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Trois ingrédients pour une collecte de fonds par les pairs réussie

Collaboration, coordination et créativité

Les supporteurs d’un OBNL organisent souvent bénévolement des activités pour amasser des fonds pour la cause. Dans le milieu, on les appelle parfois des collectes de fonds par des « tiers ».

Il s’agit notamment de campagnes basées sur la participation à des épreuves sportives comme des courses à pied ou des circuits à vélo, à des tournois de golf, à des fêtes, des soupers-bénéfice ou des spectacles.

Les activités de collecte de fonds organisées par des tiers ont le potentiel d’amasser beaucoup d’argent, mais vos supporteurs ont besoin de soutien et d’encadrement afin de bien les planifier, les promouvoir et les réaliser. C’est un équilibre délicat, car vous devez tirer parti de l’enthousiasme de vos bénévoles tout en préservant les normes de votre organisme.

Les trois ingrédients de la réussite

La réussite d’événements de collecte de fonds organisés par vos supporteurs passe par la coordination, la collaboration et la créativité.

  1. La coordination : désignez une personne au sein de votre organisation qui sera responsable de la coordination avec les bénévoles.
  2. La collaboration : instaurez un climat de confiance et d’entraide pour que les bénévoles sentent qu’ils sont soutenus et pour qu’ils respectent vos lignes directrices.
  3. La créativité : même si on organise une activité traditionnelle comme un cocktail de financement, sa réussite dépend de la capacité d’en faire un événement mémorable.

Pourquoi créer un programme de collectes de fonds par les pairs?

  1. Mobiliser de nouveaux participants

Vos partisans qui organisent une activité de collecte de fonds invitent les personnes de leur entourage qui ne connaissent pas nécessairement votre cause. Mais ils participeront à l’événement avec enthousiasme parce qu’ils aiment la course ou les dégustations. Pour de nombreux participants, une activité de collecte de fonds est leur premier contact avec une cause et ils en deviennent parfois les nouveaux ambassadeurs.

  1. Augmenter la portée géographique

Les activités de collecte de fonds par des tiers n’ont pas de limites géographiques. Vos supporteurs peuvent organiser une activité dans leur région, loin de votre siège social. De plus, certaines activités se déroulent partout, là où les participants se trouvent; par exemple, un défi de 50 km à vélo en partant de la maison.

  1. Rencontrer de nouveaux donateurs

Les donateurs des campagnes organisées par des tiers sont habituellement des nouveaux venus à la cause. Ces événements sont donc un moyen pratique d’accroître votre base de données et de cultiver la relation avec ces donateurs qui ont entendu parler de votre organisme grâce à un contact personnel.

  1. Repérer des donateurs majeurs potentiels

Quand un individu organise une campagne personnelle ou un événement et amasse 50 000 $, c’est qu’il a des contacts qui ont les moyens de faire des dons importants. Ces personnes peuvent être immédiatement identifiées dans le but de leur accorder une attention particulière.

  1. Mobiliser efficacement en limitant les coûts

Mobilisez de nouveaux donateurs sans investir d’heures supplémentaires ou de fonds de démarrage. Une fois l’événement créé sur une plateforme numérique de collecte de fonds comme Zeffy, l’activité peut devenir un événement annuel très profitable.

  1. Amasser des fonds à la saison morte

Entre deux campagnes tenues par votre organisme, encouragez vos supporteurs à organiser des événements afin de poursuivre votre collecte de fonds à longueur d’année.

  1. Ajouter de la flexibilité à vos activités de collecte de fonds

Si votre programme de collecte de fonds par les tiers est bien structuré, vous n’avez plus de raison de dire « non » aux gens qui veulent créer leur propre événement parce que vous n’avez pas à réinventer la roue chaque fois. 

Ce dont vous avez besoin pour implanter un programme de collecte de fonds par les pairs

1. Un programme d’activités de collecte de fonds détaillé

Concevez un programme qui donne à vos supporteurs les règles du jeu : code d’éthique, type d’événements autorisés, renseignements sur les reçus fiscaux, etc. Au besoin, référez-vous au Code de déontologie de l’Association des professionnels en philanthropie.

2. Une personne responsable du programme

Désignez une personne qui fournira un service personnalisé à vos supporteurs et qui les rendra le plus autonome possible. Publiez ses coordonnées pour qu’on puisse la joindre facilement. Assurez-vous que vos supporteurs contactent la responsable avant d’organiser leur événement.

Comment? Ne fournissez pas toute l’information et tous les outils de collecte de fonds sur votre site web. Annoncez plutôt les outils que vous leur fournirez après qu’ils auront communiqué.

3. Une trousse d’outils de communication

Faites la promotion de votre programme en fournissant les renseignements suivants sur votre site web :

  • Fiche d’information sur votre organisme
  • Information de base sur la collecte de fonds
  • Information de base sur l’organisation d’un événement
  • Liste des outils qui seront fournis aux supporteurs dans une trousse après qu’ils ont contacté la personne responsable : logo officiel, lettre d’autorisation, modèle d’échéancier, modèles de messages, etc.

4. La capacité de soutenir les bénévoles 

Ayez une stratégie pour promouvoir les événements organisés par vos bénévoles et aidez ceux-ci à élaborer leur propre plan de marketing et de communication. Faites des suivis réguliers auprès des organisateurs d’événements pour les encourager, leur donner des conseils et les mettre en lien avec d’autres bénévoles.

5. Un programme de reconnaissance

Remerciez les organisateurs à la hauteur de leurs efforts. Concevez un programme de reconnaissance en fonction des objectifs de votre programme. Par exemple :

  • Faites connaître les événements les mieux réussis et montrez ce qui a bien fonctionné dans vos infolettres, sur votre site web et dans les réseaux sociaux.
  • Créez un programme de reconnaissance pour mettre en valeur les bénévoles les plus performants et ceux qui soutiennent votre organisme à long terme.
  • Publiez un tableau d’honneur sur la page des événements de votre site web.

 

Outils pour l’autonomie et la motivation des organisateurs

  • Les règles du jeu, guide sur les bonnes pratiques en collecte de fonds et les procédures, lignes directrices de l’Agence du revenu du Canada pour les activités de financement
  • Tous les renseignements nécessaires sur l’organisme : logo et documents promotionnels, mission, vision, valeurs à quoi servent les dons
  • Des modèles de documents pour l’organisation : échéancier, plan de commandite, lettre d’autorisation de collecter des fonds au nom de l’organisme
  • Des modèles de documents pour la promotion : lettre, communiqué de presse, message pour les réseaux sociaux
  • Accès au matériel publicitaire et promotionnel de votre organisation : affiches, bannières, dépliants, ballons, autocollants
  • Conseils sur l’utilisation des réseaux sociaux
  • Information sur la plateforme de collecte de fonds en ligne
  • Liste de bénévoles dans leur secteur
  • Présence d’un membre du personnel lors de l’événement
  • Permission d’utiliser le logo et la marque de la fondation (après signature d’une entente sur la protection de la marque de commerce). Important! Tous les documents créés pour l’événement doivent être approuvés par votre organisme.

Des bénévoles mobilisés à votre service

Un supporteur qui fait un don, c’est bien, mais un supporteur qui organise une collecte de fonds, c’est encore mieux! Vos partisans sont mobilisés, prêts à défendre votre cause et à organiser une activité de collecte de fonds bénévolement. Ils n’ont besoin que de votre accompagnement et de quelques bons outils. Offrez-leur un programme de soutien qui les encourage et qui les mènera à la réussite. Ils ne cherchent pas à ce que vous organisiez leur événement pour eux. Au contraire, ils veulent réaliser leur propre événement pour être valorisés et reconnus. Ils n’ont besoin que d’un petit coup de main : de l’aide et des conseils pour créer un impact en lien avec votre mission.

Si votre organisation n’a pas les ressources ou a besoin de conseils pour mettre en œuvre ces bonnes pratiques, Phil est ici pour partager son expérience et ses connaissances!

Idées d’événements

  • Fêtes de Noël
  • Galas
  • Anniversaires
  • BBQ
  • Spectacles
  • O-thons : marcher, sauter, lire, vélo, danse, tricot, nage, quilles, patin
  • Événements sportifs et tournoi
  • Lave-auto
  • Encans
  • Dons jumelés
  • Vente de biscuits
  • Vente de garage
  • Vente d’arts et métiers
  • Cotisations automatiques de chèque de paie
  • Défi du patron
  • Journée vestimentaire