Please note that this job offer is available in French only. Due to the responsibilities relating to the position, we ask that only candidates fluent in French apply for the role. Thank you.

Sous la supervision de la fondatrice, l’adjoint(e) administratif(ve) a pour fonction de veiller à l’exécution efficace et en temps opportun des activités du bureau de façon à faciliter et à améliorer l’action de l’organisme.

L’adjoint(e) administratif(ve) se charge des fonctions de soutien administratif, c’est-à-dire :

  • Fournir du soutien au personnel (téléphone, messagerie vocale, courriel, site Web, préparation des envois de courriel, dont la correspondance, les lettres de remerciements)
  • Élaborer des systèmes administratifs et des protocoles concernant, entre autres, l’exploitation et la mise à jour de la base de données, les systèmes de commande, d’alerte en cas d’urgence et d’avis aux médias
  • Prodiguer des services de soutien au comité de direction, entre autres, envoi en temps opportun de rappels de la tenue des réunions, des comptes rendus et des documents
  • Fournir des services de soutien lors de la réunion générale de l’équipe, entre autres, envoi de rappels de la tenue des réunions, préparation de l’ordre du jour, aménagement de la salle de conférence, nourriture et rafraîchissements, préparation d’autres documents concernant l’éducation et la sensibilisation pour les réunions, listes d’enregistrement des participants et comptes rendus
  • Aider l’organisme à bien réagir aux situations d’urgence et aux questions urgentes
  • Coordonner la vigile mensuelle des clients en collaboration avec les autres intervenants, tout en s’acquittant des tâches administratives et de soutien mentionnées ci-dessus.

 

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

1. MANDAT ADMINISTRATION :

Assister la fondatrice dans ses divers mandats et dossiers;
Rédiger la correspondance et certains documents administratifs (lettres, notes de service, rapports, etc.);
Confirmer les rendez-vous, répondre aux courriels et entrer les données;
Réception et accueil des collaborateurs et clients;
Faire la saisie de données comptables;
Préparer le matériel pour les offres de services.

2. MANDAT COMMUNICATION :

Créer et mettre à jour les outils de présentation;
Préparer et envoyer les infolettres (via MailChimp);
Mettre à jour le site internet et animer les réseaux sociaux.

3. MANDAT GESTION DE PROJET :

Organiser la logistique des collaborateurs externes (budgets, échéanciers);
Assister hebdomadairement au comité de direction et assigner les tâches nécessaires pour les projets en cours;
Effectuer différentes tâches de contrôle interne et de suivi de dossiers.

EXIGENCES

Intérêt pour le secteur philanthropique
DEC en bureautique, en administration ou dans un domaine pertinent
Trois à cinq années d’expérience dans un poste similaire
Excellente maîtrise du français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
Bonne maîtrise de la suite Google, Hubspot, MailChimp
Connaissance du milieu d’agence de publicité ou de marketing numérique
Connaissance de WordPress et Slack un atout

PROFIL RECHERCHÉ

Grand souci pour le service à la clientèle
Bonne gestion du stress
Capacité à travailler sur plusieurs dossiers à la fois et à établir des priorités
Aptitude à travailler dans une équipe multidisciplinaire
Faire preuve d’autonomie, de débrouillardise, de professionnalisme, de patience et de rigueur
Entregent, esprit d’équipe, bonne humeur, discrétion et diplomatie.

CONDITIONS DE TRAVAIL

37 heures par semaine
Entrée en fonction : 15 janvier 2018
Salaire en fonction de l’expérience
Bureau situé 1514 av. Docteur-Penfield, Montréal

Toute personne intéressée par ce poste doit faire parvenir son curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation, au plus tard le 22 décembre 2017.

Soumettre sa canditature

Nous remercions tous ceux et celles qui soumettent leur candidature; nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.